Procedura per effettuare le segnalazioni di whistleblowing attraverso i canali interni aziendali

Intré ha istituito i canali di comunicazione interni per le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, apprese nel contesto lavorativo del soggetto segnalante, anche dette “segnalazioni di whistleblowing”, in attuazione delle disposizioni del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019.

A chi si rivolge?

Il canale interno per le segnalazioni di whistleblowing è a disposizione di tutti coloro (persone fisiche) che operano nel contesto lavorativo di Intré S.r.l. come:

• dipendenti a tempo indeterminato o determinato;
• titolari di rapporti di collaborazione;
• volontari o tirocinanti con o senza retribuzione;
• lavoratori autonomi e professionisti;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• fornitori di beni o servizi e coloro che svolgono la propria attività lavorativa presso di loro.

Cosa si intende per segnalazione di Whistleblowing?

La segnalazione di whistleblowing è una comunicazione che riguarda una violazione (illecito penale, civile, amministrativo) della normativa dell’Unione europea e di tutte le disposizioni nazionali che le danno attuazione nei seguenti settori o ambiti:

• appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti;
• tutela dell’ambiente;
• radioprotezione e sicurezza nucleare;
• sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
• salute pubblica;
• protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza dei sistemi informativi;
• interessi finanziari dell’Unione Europea e la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, oppure l’oggetto e le finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati in precedenza.

La segnalazione può riguardare anche solo i fondati sospetti che sia stata commessa nel contesto lavorativo di Intré S.r.l. una delle violazioni suddette o una condotta volta a occultarla.

Sono invece escluse:

• le mere irregolarità (ma possono costituire elementi concreti, da valutarsi come indici sintomatici, se sono tali da far ritenere ragionevolmente al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni prese in considerazione dal D.Lgs. n. 24/2023);
• le notizie palesemente prive di fondamento;
• le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
• le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni e vociferazioni scarsamente attendibili (così dette “voci di corridoio”).

I canali interni non possono essere utilizzati per le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del segnalante attinente esclusivamente al suo rapporto individuale di lavoro ovvero inerente al suo rapporto di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le segnalazioni di whistleblowing possono essere effettuate anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; o durante il periodo di prova se previsto; o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

A cosa servono i canali interni?

La disciplina normativa dettata dal Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 ha come obiettivo generale la valorizzazione dei principi di legalità e della libertà di iniziativa economica e di libera concorrenza (art. 41 Cost.) e come scopo principale la tutela del soggetto segnalante e degli altri soggetti che secondo la legge potrebbero essere esposti al rischio di ritorsioni.

Quali sono i canali?

Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:

• Canale informatico

É un canale di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa.

Intré ha deciso di utilizzare per questo canale My Whistleblowing il software di My Governance, disponibile al seguente link.

Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software, il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.

• Canale cartaceo

Il segnalante può inoltrate una raccomandata al seguente indirizzo:

Ufficio Whistleblowing

Intré S.r.l.
Via Gaslini, 2
20900 Monza (MB)

Apponendo la dicitura “Riservato” sulla busta.

É suggerito l’uso del modulo a questo scopo predisposto, ma in ogni caso saranno trattate tutte le segnalazioni ricevute, anche se presentate con un formato diverso, purché circostanziate.

• Canale verbale

É possibile telefonare al numero 039/28.45.774 in orario di lavoro e chiedere di parlare con il rappresentante dell’Organo di Vigilanza (o anche “Ente per la gestione del whistleblowing”) per riportare la segnalazione ma anche per richiedere un incontro di approfondimento.

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023, Intré S.r.l. (di seguito Intré o Titolare) fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni, disciplinate dalla Procedura Whistleblowing di Intré.

1. Categorie di dati personali

1. Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).
2. Categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.

2. Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

1. gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
2. adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
3. difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

• per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
• per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
• per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR) Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

3. Conservazione dei dati personali

Intré conserva i dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione all’Organismo di Vigilanza.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

4. Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

5. Titolare e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati in Intré

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Intré S.r.l. con sede in via Gaslini, 2 – 20900 Monza (MB).

Il Titolare è raggiungibile al numero di telefono 039/28.45.774 e alla mail privacy@intre.it.

Il Titolare ha istituito l’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 5, del d.lgs. n. 24/2023, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo, che è anche l’owner del processo di gestione delle segnalazioni disciplinato dalla Procedura Whistleblowing, con sede presso la sede legale della Società, i cui membri sono stati nominati persone autorizzate al trattamento dei dati personali e che hanno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.

6. Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

I dati saranno trattati da Intré in Italia o in Paesi UE.

Inoltre, alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali Intré affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 2); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

1. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.).
2. Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale.
3. Società di Revisione/auditing.
4. Agenzie investigative e. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

7. Diritti degli interessati

L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@intre.it. Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali. I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

Questa Informativa è aggiornata al 17/dic/2023