Whistleblowing

Procedura per effettuare le segnalazioni di whistleblowing attraverso i canali interni aziendali

Intré ha istituito i canali di comunicazione interni per le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, apprese nel contesto lavorativo del soggetto segnalante, anche dette “segnalazioni di whistleblowing”, in attuazione delle disposizioni del Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019.

A chi si rivolge?

Il canale interno per le segnalazioni di whistleblowing è a disposizione di tutti coloro (persone fisiche) che operano nel contesto lavorativo di Intré S.r.l. come:

dipendenti a tempo indeterminato o determinato;
titolari di rapporti di collaborazione;
volontari o tirocinanti con o senza retribuzione;
lavoratori autonomi e professionisti;
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
fornitori di beni o servizi e coloro che svolgono la propria attività lavorativa presso di loro.

Cosa si intende per segnalazione di Whistleblowing?

La segnalazione di whistleblowing è una comunicazione che riguarda una violazione (illecito penale, civile, amministrativo) della normativa dell’Unione europea e di tutte le disposizioni nazionali che le danno attuazione nei seguenti settori o ambiti:

appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti;
tutela dell’ambiente;
radioprotezione e sicurezza nucleare;
sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
salute pubblica;
protezione dei consumatori;
tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza dei sistemi informativi;
interessi finanziari dell’Unione Europea e la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, oppure l’oggetto e le finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati in precedenza.

La segnalazione può riguardare anche solo i fondati sospetti che sia stata commessa nel contesto lavorativo di Intré S.r.l. una delle violazioni suddette o una condotta volta a occultarla.

Sono invece escluse:

le mere irregolarità (ma possono costituire elementi concreti, da valutarsi come indici sintomatici, se sono tali da far ritenere ragionevolmente al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni prese in considerazione dal D.Lgs. n. 24/2023);
le notizie palesemente prive di fondamento;
le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni e vociferazioni scarsamente attendibili (così dette “voci di corridoio”).

I canali interni non possono essere utilizzati per le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del segnalante attinente esclusivamente al suo rapporto individuale di lavoro ovvero inerente al suo rapporto di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le segnalazioni di whistleblowing possono essere effettuate anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; o durante il periodo di prova se previsto; o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

A cosa servono i canali interni?

La disciplina normativa dettata dal Decreto Legislativo del 10 marzo 2023 n. 24 ha come obiettivo generale la valorizzazione dei principi di legalità e della libertà di iniziativa economica e di libera concorrenza (art. 41 Cost.) e come scopo principale la tutela del soggetto segnalante e degli altri soggetti che secondo la legge potrebbero essere esposti al rischio di ritorsioni.

Quali sono i canali?

Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:

Canale informatico
É un canale di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa.Intré ha deciso di utilizzare per questo canale My Whistleblowing il software di My Governance, disponibile al seguente link.
Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software, il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.
Canale cartaceo
Il segnalante può inoltrate una raccomandata al seguente indirizzo:
Ufficio Whistleblowing
Intré S.r.l.
Via Gaslini, 2
20900 Monza (MB)
Apponendo la dicitura “Riservato” sulla busta.
É suggerito l’uso del modulo a questo scopo predisposto, ma in ogni caso saranno trattate tutte le segnalazioni ricevute, anche se presentate con un formato diverso, purché circostanziate.
Canale verbale
É possibile telefonare al numero 039/28.45.774 in orario di lavoro e chiedere di parlare con le persone in carico del servizio di whistleblowing.

Procedura di gestione

I dettagli della procedura di gestione, i riferimenti normativi e alcuni esempi di illeciti possono essere approfonditi in questo documento.

Informativa protezione dati – Whistleblowing

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito, anche, il “GDPR”) e in relazione al servizio di segnalazione secondo il D.lgs. 24/2023 le forniamo la presente informativa.

Il titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è Francesco Rigillo per l’azienda INTRE’ srl con sede in Via G. Gaslini 2 Monza e-mail francesco.rigillo@intre.it.

Luogo di trattamento dei dati

I trattamenti connessi hanno luogo all’interno dell’UE e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione in Paesi extra UE.

Dati trattati, base giuridica, natura e finalità del trattamento

I dati trattati nella gestione della segnalazione sono:

dati di contatto, identificativi o recapiti rilasciati dal segnalante;
Informazioni (dati identificativi, dati professionali, dati finanziari) sul segnalato contenute nella segnalazione o acquisite in corso di istruttoria;
Informazioni (dati identificativi, dati professionali, dati finanziari) relative a terzi che possono essere inserite nella segnalazione e nei documenti eventualmente allegati o acquisiti nel corso dell’istruttoria.

I Dati forniti saranno trattati per le seguenti finalità:

Gestione delle segnalazioni (accertamento dei fatti oggetto della segnalazione). La base giuridica del trattamento è l’obbligo normativo previsto dal decreto legislativo 24 del 10 marzo 2023.
Gestione di eventuali procedimenti disciplinari fondati in tutto o in parte sulla segnalazione. Al fine di garantire il diritto di difesa del segnalato, le informazioni contenute nella segnalazione potranno essere utilizzate, unitamente ad altri eventuali elementi di riscontro esterno, nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del denunciato. L’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. Pertanto, in questo caso il suo mancato conferimento comporterà l’impossibilità di procedere nei confronti del segnalato.

I dati personali identificativi del segnalante sono trattati e archiviati in modo da essere visibili esclusivamente all’organismo preposto alla gestione della segnalazione. La società adotta tutte le garanzie previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l’espresso consenso di quest’ultimo, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie.

Destinatari dei dati

I Dati potranno essere condivisi con:

organismo di Vigilanza, se presente, della società per i soli dati del segnalante;
dipendenti interni al Titolare o soggetti, enti o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Dati in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità per i dati oggetti della segnalazione;
soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ossia soggetti che cooperano con la Società per il perseguimento delle finalità di cui sopra.

Tempi di conservazione

I dati personali relativi alle segnalazioni e la relativa documentazione vengono conservati e mantenuti per il periodo necessario al completamento della verifica dei fatti esposti nella segnalazione e per successivi 5 anni dalla chiusura della segnalazione, salvo eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinari, penali, contabili) nei confronti del segnalato o del segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie). In tal caso saranno conservati per tutta la durata del procedimento e fino allo spirare dei termini di impugnazione del relativo provvedimento. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Diritti degli interessati

Gli interessati potranno in ogni momento chiedere di conoscere l’origine, la finalità e le modalità su cui si basa il trattamento, di ottenere l’accesso agli stessi, l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, la limitazione del trattamento, di disporre il blocco dei dati trattati in violazione di legge e di ottenerne copia su un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico ovvero di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti. Gli interessati potranno altresì proporre reclamo al reclamo all’Autorità di Controllo, rappresentata in Italia dal Garante per la Protezione dei Dai Personali. Per informazioni in merito potrà consultare il sito del Garante all’indirizzo www.gpdp.it.

Per esercitare i propri diritti gli interessati potranno scrivere ai contatti del Titolare del Trattamento.

Questa Informativa è aggiornata al 17/dic/2023