La genesi di i3Presence, la app per gestire le presenze in ufficio
i3Presence, la app sviluppata internamente da Intré e a oggi utilizzata per la gestione delle presenze negli uffici dell’azienda, nasce da un’idea nata da me e Alessandro D’Amico, che nel 2022 si è concretizzata in una Gilda chiamata FlutterMania.
In questo articolo vi racconto il percorso, iniziato con la Gilda Fluttermania e proseguito con altre tre Gilde per realizzare i3Presence, le sue funzionalità e lo stack tecnologico scelto.
Premessa: cosa sono le Gilde in Intré
Per comprendere quello che racconto nell’articolo è importante spiegare cosa sono le Gilde.
Intré ha sempre dedicato grande attenzione all’apprendimento, come abbiamo approfondito in questo articolo. In passato, l’apprendimento avveniva principalmente a livello individuale e il confronto tra colleghi era sporadico. L’aumento dei collaboratori in azienda e la consapevolezza sempre più forte sulle potenzialità della formazione continua hanno portato alla crescente esigenza di promuovere occasioni di apprendimento. Con il fine di arricchire le competenze tecniche e culturali delle persone, e al tempo stesso con l’obiettivo di essere un’azienda competitiva e attrattiva nel mercato, Intré ha introdotto per la prima volta le Gilde nel 2016.
Le Gilde sono gruppi che attraversano l’intera organizzazione, consentendo a persone provenienti da team diversi di affrontare tematiche di interesse comune.
Un gruppo di Gilda è formato da quattro a otto persone provenienti da diversi team, con l’obiettivo di promuovere l’apprendimento e la condivisione delle conoscenze. Sono i collaboratori stessi a proporre l’argomento a cui dedicare i prossimi quattro mesi di formazione. Il flusso di apprendimento che caratterizza le Gilde è bottom up e rendere protagonisti e responsabili della propria formazione è ciò che aiuta ad avere persone motivate e ingaggiate.
Come è nata i3Presence
La Gilda FlutterMania
Tutto ha avuto inizio con Flutter, un framework multipiattaforma di Google basato sul linguaggio Dart. Questo strumento consente di sviluppare un’unica codebase per applicazioni eseguibili su diversi sistemi, tra cui iOS e Android per il mobile, Web Browser, nonché programmi per Windows, Mac e Linux. Grazie ai suoi continui aggiornamenti e alle sue numerose potenzialità, Flutter garantisce stabilità ed evoluzione costanti. A conferma della sua crescente diffusione, basti pensare che Linux ha ricreato il proprio installer utilizzando Flutter e prevede ulteriori implementazioni future.
Durante il primo ciclo di questa Gilda dedicata a Flutter, abbiamo studiato il framework e sviluppato una piccola app che permettesse l’autenticazione, la creazione e la visualizzazione di eventi. L’ottimo riscontro ricevuto ci ha spinti a riflettere su come trasformare questo interesse in qualcosa di utile per Intré. Così è nata l’idea di i3Presence, un’applicazione da integrare nella suite di Intré per gestire gli ingressi, le uscite e le prenotazioni delle scrivanie.
La prima Gilda dedicata a ciò che poi diventerà i3Presence
Al termine di questa Gilda abbiamo raggiunto il nostro primo obiettivo: implementare la gestione dell’entrata e dell’uscita tramite scansione di tag NFC presenti su ogni scrivania. Spinti dall’entusiasmo, abbiamo deciso di proseguire con un’ulteriore sessione di Gilda, ponendoci nuovi obiettivi:
- Pubblicare la app su Apple Store e Google Play.
- Gestire le prenotazioni tramite l’integrazione di una mappa SVG.
- Implementare funzionalità specifiche per gli amministratori.
- Integrare la gestione delle notifiche.
La seconda Gilda e l’inizio degli sviluppi per i3Presence
Nel nuovo ciclo di Gilda, abbiamo definito l’architettura dell’app, individuato le funzionalità necessarie e stabilito le priorità, creando un backlog su YouTrack e selezionando le tecnologie da utilizzare. Solo dopo questa fase preparatoria è iniziato lo sviluppo vero e proprio.
La terza Gilda, il proseguio degli sviluppi e il rilascio della app i3Presence
A novembre 2024 abbiamo coivolto alcune persone in Intré per testare l’applicazione e individuare eventuali problemi. Dopo ulteriori sviluppi, da febbraio 2025 i3Presence è ufficialmente in uso in azienda. Un grande risultato, nato da una semplice Gilda di approfondimento.
Un grande grazie va a tutte le colleghe e i colleghi che hanno partecipato a questo progetto per renderlo concreto e reale; un ringraziamento speciale lo rivolgo ai designer di Thanks Design, che hanno supportato fin dall’inizio il progetto definendo il workflow dell’app e il suo stile grafico utilizzando Figma.
Organizzazione del lavoro e stack tecnologico di i3Presence
Nonostante fosse una Gilda, la natura dell’obiettivo ha reso naturale gestire il progetto con un approccio strutturato. Abbiamo lavorato in team, scrivendo il codice della app in pair programming, effettuato diverse merge request e code review.
Di seguito vi riporto lo stack tecnologico di i3Presence:
Quali sono le funzionalità di i3Presence
L’applicazione offre due funzionalità principali: la gestione degli accesi e delle uscite in ufficio e la prenotazione delle scrivanie.
Gestione degli accessi e delle uscite
Su ogni scrivania è stato installato un tag NFC, contenente un codice che identifica la scrivania e uno che fa riferimento alla sede. All’entrata, l’utente ha due opzioni:
- Scannerizzare il tag NFC.
- Inserire manualmente la registrazione in caso di problemi momentanei.
Prenotazione delle scrivanie
L’utente può prenotare una scrivania per il giorno in cui si recherà in ufficio. Questa sezione offre due modalità di visualizzazione: ‘Lista’ e ‘Mappa’. Le scrivanie sono dinamiche e alcune possono essere ‘bloccate’ per i colleghi che frequentano abitualmente l’ufficio. Gli utenti con privilegi di amministratore possono gestire e modificare la disposizione delle scrivanie in modo flessibile.
Altre funzionalità di i3Presence
Oltre a queste due funzionalità principali, l’applicazione offre numerose altre implementazioni, tra cui:
- Dashboard dell’azienda in cui puoi visualizzare l’elenco delle scrivanie prenotate, le tue prenotazioni e le persone in ufficio oggi.
- Profilo utente con storico delle entrate e uscite.
- Gestione delle scrivanie da parte degli amministratori.
- Notifiche per ricordare ai colleghi di effettuare l’uscita dall’ufficio.
- Integrazione con l’identity-server aziendale.
Conclusioni
i3Presence è un esempio virtuoso di un prodotto digitale ideato e realizzato in Gilda. Durante il suo sviluppo abbiamo approfondito la conoscenza di strumenti che compongono lo stack tecnologico di i3Presence (Kotlin, Docker, Flutter, Keycloak, PostgreSQL, GraphQL). Inoltre, trattandolo come un vero e proprio progetto con un approccio strutturato abbiamo lavorato in team, fatto pair programming, effettuato diverse merge request e code review.
i3Presence è ora in uso in azienda e sono in corso alcuni miglioramenti grazie ai feedback ricevuti dai nostri colleghi.