Bentrovati cari lettori.
Oggi parleremo di Scrum e di Zombie. Andiamo con ordine e partiamo dalla definizione di Scrum:
Scrum è un framework leggero che aiuta le persone, il team e l’organizzazione a generare valore attraverso soluzioni adattive per problemi complessi.
Quanto davvero abbiamo chiaro l’intento di Scrum? Si ha la sensazione che si sia persa l’aderenza con i valori del Manifesto Agile [1], in particolare
Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti
Spesso, magari senza accorgercene, pratichiamo sì Scrum ma senza metterci anima, cuore, proprio come degli zombie.
Eccoci quindi al proposito del meetup moderato da Carlo Gandolfo e gli altri componenti del “design team” Mimma Lucchelli, Monica Margoni e Maurizio Vaggi della comunità The Liberators Network – Italy [2].
In questo articolo parlerò di Zombie Scrum, Liberating Structures e il Liberators Network per poi raccontarvi quanto emerso dal webinar interattivo che ruota attorno alla domanda riportata pocanzi.
Buona lettura.
Zombie Scrum, Liberating Structures e The Liberators Network
L’idea della community e dei meetup nasce dal libro The Zombie Scrum Survival Guide [3] di Barry Overeem e Johannes Schartau che ho avuto il piacere di ascoltare durante gli Italian Agile Days 2020.
Per combattere gli zombie è innanzitutto opportuno conoscerli, capire quali possano essere i sintomi (ad esempio scarsa partecipazione di alcuni membri del team a cerimonie Scrum, oppure scarsa comunicazione). Sono tutti atteggiamenti che potrebbero far pensare che Scrum non sia gradito, forse perché non compreso nel suo intento, nel valore che apporta.
Ed ecco che entrano le Liberating Structures [4] ovvero degli strumenti di facilitazione – facili da imparare anche per i meno esperti – che permettono di coinvolgere attivamente tutti i membri di un gruppo in ogni fase di un processo. Sono tecniche semplici da applicare ma contemporaneamente molto efficaci nel promuovere una partecipazione vivace in gruppi di qualsiasi dimensione. Attraverso le Liberating Structures ogni membro del team si sentirà completamente partecipe e così sarà possibile liberare il potenziale creativo di tutti.
Scopo degli incontri del The Liberators Network – Italy (l’immagine seguente mostra il network completo) sarà quindi di cercare di recuperare l’essenza di Scrum e capire dove invece si fa Zombie Scrum utilizzando alcune delle 33 (ad oggi) Liberating Structures.
Attorno alla domanda Qual è l’intento profondo di Scrum? abbiamo ragionato e condiviso idee applicando 2 delle 33 Liberating Structures, 1-2-4-ALL e TRIZ, che spiegherò nei successivi paragrafi.
Scrum Liberating Structures: 1-2-4-ALL
Questa tecnica è pensata per ingaggiare tutti i partecipanti ed è in grado di stimolare un ampio ventaglio di idee di qualità. Il grande punto di forza di questo approccio riguarda le idee le quali, essendo generate dal team stesso, non incontreranno resistenze nell’essere realizzate.
Il facilitatore, dopo aver presentato il problema, propone una domanda per stimolare la partecipazione di tutti nel trovare soluzioni innovative, ad esempio:
- “Quali vantaggi vedete nel risolvere questa questione?”
- “Come gestireste questa situazione?”
- “Quali idee e azioni suggerireste?”
Si parte con una fase di riflessione individuale e silenziosa (1 – 1 min di tempo), dopodiché si scambiano le idee in coppia (2 – 2 min di tempo) e poi in gruppi di quattro persone (4 – 4 min di tempo). Infine ogni gruppo presenta a tutti gli altri l’idea che ritiene più importante (ALL – 5 min di tempo).
Scrum Liberating Structures: TRIZ
Una tecnica che serve a interrompere attività e comportamenti controproducenti per dar spazio all’innovazione. Aiuta il team a lasciar andare ciò che ne limita il successo invitandolo ad una distruzione creativa. Il gruppo spesso è consapevole di ciò che lo blocca, anche se raramente lo ammette. Tramite la distruzione creativa si genera una grande opportunità di rinnovamento: il vuoto creato dalla distruzione diventa spazio libero in cui può crescere l’innovazione.
L’attività è organizzata in tre fasi:
- Elencare le azioni che possano far fallire nel peggior modo possibile la propria strategia principale o il proprio obiettivo.
- Scorrere l’elenco voce per voce e chiedersi “C’è qualcosa che attualmente stiamo facendo che assomigli in qualche modo ai comportamenti fallimentari elencati?”. Compilare quindi un secondo elenco che in maniera brutalmente onesta riporti tutte le attività controproducenti che sono emerse.
- Esaminare le voci del secondo elenco e stabilire i primi passi che possano portare a interrompere i comportamenti indesiderati.
Il facilitatore, dopo aver introdotto l’idea di TRIZ, suggerisce un obiettivo o una strategia da perseguire, e la rovescia ipotizzando di farla fallire nel modo peggiore possibile. Dopodiché ogni team (4 – 7 persone) lavora internamente in tre round di 10 min l’uno applicando la tecnica 1-2-4-ALL per:
- Realizzare un primo elenco di idee che descrivano i principali risultati indesiderati.
- Elencare tutto ciò che si sta facendo di simile alla voci della prima lista.
- Determinare – per ogni voce del secondo elenco – quale sia il primo passo utile per fermare questa attività o procedura indesiderata.
Liberating Structures in azione
Per la modalità e la finalità dell’incontro, ovvero cercare di rispondere al quesito “Qual è l’intento profondo di Scrum?”, abbiamo applicato TRIZ ragionando su tre domande, una per ogni round:
- “Cosa si può fare per trasformare Scrum in uno Zombie Scrum?”
- “Quali comportamenti avete osservato (e messo in pratica) per trasformare Scrum in uno Zombie Scrum?”
- “Che potete fare per prevenire la trasformazione in Zombie Scrum?”
Che spunti e idee sono emersi?
Cosa si può fare per creare dei temibili Zombie Scrum?
Durante uno sprint il team potrebbe mantenere più board delle attività, aggiornate continuamente con Story non prioritizzate. Applicare rigidamente il framework, partecipando a tutte le cerimonie (ad esempio Daily Scrum, Sprint Planning) senza comprenderne il vero significato.
L’assenza di comunicazione, all’interno del team e tra team e P.O. e Scrum Master, o meglio ancora l’assenza di P.O. e Scrum Master nel team potrebbe essere terreno fertile per uno Zombie Scrum.
Meglio ancora se tutti i membri del team non accettano critiche, non ricevono feedback sul loro lavoro e non partecipano alle cerimonie, o partecipano solo quando ne hanno voglia.
Quali comportamenti avete osservato (e messo in pratica) per trasformare Scrum in uno Zombie Scrum
Per quanto riguarda il framework Scrum, viene spesso applicato in maniera poco chiara e con storture, senza una guida. Durante le cerimonie non è presente tutto il team perché per alcuni Scrum è inutile. Oppure c’è il team, lo Scrum Master, gli stakeholder ma nessun P.O.
Tenere determinati comportamenti nuove gravemente alla salute di Scrum: ricercare continuamente il colpevole di un problema, giudicare, creare sottogruppi all’interno del team o non mostrare curiosità e voglia di migliorarsi. “Applichiamo Scrum perché ci è stato imposto.”
Che potete fare per prevenire la trasformazione in Zombie Scrum?
Dato che applicare Scrum non è semplice (non basta aver letto la guida ufficiale [5] e aver assegnato i ruoli per dire “Io pratico Scrum”) sarebbe opportuno affidarsi alla consulenza di un Agile Coach per un periodo di affiancamento.
Ad ogni cerimonia, Daily Scum, Sprint Planning o Retrospettiva che sia, bisogna favorire il coinvolgimento di tutti e far sentire tutti a proprio agio non giudicando o incolpando.
Il feedback è importante, per cui è bene lavorare cercando di ottenerne il più possibile (mail, chat ecc.) comunicando con stakeholder e P.O.
Conclusioni
E’ stato un meeting molto istruttivo, favorito da un alto livello di interazione grazie alle attività organizzate dal design team.
Credo che ognuno di noi, al termine dell’evento, abbia più chiaro l’intento di Scrum, ma la guerra agli Zombie non è finita, anzi.
Nel paragrafo finale Riferimenti trovate, tra gli altri, link al libro “The Surprising Power of Liberating Structures” [6] e alla pagina “Zombie Scrum Symptoms Checker” [7].